5 démarches à connaître absolument pour organiser un loto sereinement

Nous vous avons déjà parlé des étapes incontournables à suivre pour organiser votre loto. Cependant, il ne faut pas ignorer les démarches administratives subséquentes à la préparation de cet événement.

Dans un article précédent (les 6 étapes clés pour organiser un loto), nous vous parlions des étapes à respecter pour organiser un loto dans les règles. Par contre, en observant ces différentes étapes, n’oubliez pas que des démarches administratives y sont conditionnées.

Démarche n° 1 : La Mairie, votre partenaire et alliée la plus sûre

Le maire d’une municipalité a une fonction de police. Pour cette raison, c’est lui qui veille au calme et à l’harmonie de la commune. En effet, c’est lui qui accepte votre événement et qui évalue s’il peut perturber ou non la vie de la communauté (trouble à l’ordre public).

Comment prévenir la mairie ?

D’une façon générale, vous devez faire une demande écrite d’autorisation deux mois avant la date. De nos jours, la plupart des communes ont un dossier disponible à cet effet en mairie (voire même en ligne sur le site de la municipalité).

En remplissant ce dossier, vous allez également vous économiser beaucoup de temps et de difficultés.

Le dossier, un véritable passeport pour votre manifestation

Sitôt que le maire a validé votre demande, pas besoin d’autres démarches auprès des services de sécurité.

Les services de police (Police Nationale, Gendarmerie Nationale) seront informés de votre événement ainsi que les services de secours. En cas d’accident majeur, les services de sécurité ne seront pas pris au dépourvu et déploieront les moyens adaptés.

Dans le même temps, vous pourrez aussi réserver une salle appropriée à votre événement.

De même, profitez-en pour faire votre demande d’autorisation de buvette temporaire (nous allons y revenir dans la démarche n°3).

Obligation de prévenir la commune de l’organisation d’une manifestation : Articles L2212 et suivants du Code Général des Collectivités Territoriales.

Démarche n°2 : prévenir votre assurance

A événement exceptionnel dans la vie de votre association, assurance exceptionnelle. L’organisation d’un loto ne fait généralement pas partie intégrante des clauses de couverture de votre assurance. Vous aurez alors à prévenir votre assurance de cet événement qui fera l’objet d’un avenant à votre contrat.

Fonction de l’avenant

Cet avenant a pour objectif de vous protéger des risques qui pourraient survenir au cours de l’événement. Cette couverture temporaire vous sera de toute façon demandée par la mairie où vous aurez déposé votre dossier de demande d’autorisation de manifestation.

Attention ! Ce type de démarche peut entraîner un coût supplémentaire. Pensez à l’anticiper dans votre budget !

Les avantages amenés par l’avenant

Cette extension (ou avenant) va être essentiellement liée à votre responsabilité civile. Elle aura pour fonction de vous prémunir contre :

1. toute dégradation survenue dans la salle que vous louez,

2. tout incident ou accident pouvant blesser les personnes participant à l’événement (participants et bénévoles) et dont vous êtes responsable,

3. les bris de matériel (que ce soit celui de votre organisme, celui que l’on vous a prêté ou celui que vous avez loué).

Le petit conseil en plus

Faites signer une déclaration sur l’honneur rappelant que les personnes vous aidant dans l’organisation de l’événement sont bénévoles sans aucune contre partie financière. Ce document sera à bien des égards utile pour prouver à l’assurance que la personne était bien bénévole. Cela vous évitera surtout des désagréments (refus de remboursement du bénévole et risque d’attaque en justice du bénévole).

Responsabilité de la personne morale : Article L1382 et suivants du Code Civil

Démarche n°3 : buvette et distribution d’alcool

Attention ! Vous envisagez de vendre de l’alcool à l’occasion de votre événement ? Faites une demande d’ouverture temporaire de buvette à la commune où aura lieu le loto. Ce nombre d’ouverture temporaire est limité à 5 par an pour les associations. Vous n’avez le droit de vendre que des alcools de groupe 3. Vous obtiendrez alors une licence III qui concerne les boissons faiblement alcoolisées. Pour de plus amples informations, nous vous invitons à aller sur les sites des services de l’Etatpour avoir d’avantages de renseignements sur les catégories d’alcools.

Les précautions à prendre

Attendu que vous êtes responsable de l’alcool que vous vendez, si une personne montre des signes évidents d’alcoolémie trop élevée, essayez de la dissuader de reprendre le volant de son véhicule . Proposez-lui d’être ramenée par un proche. De cette façon, vous évitez tout danger. Sinon, contactez un service de transport tiers.

N’oubliez pas non plus qu’il est interdit de vendre des boissons alcoolisées aux mineurs de moins de 18 ans.

Responsabilité de l’organisateur : Article L 3341-3 et 3342-4 du Code de la Santé publique et Article R3353-2 du Code de la Santé Publique

Classification des boissons : article L 3321-1 du Code de la santé publique 
Débits temporaires : articles L 3334-1 et L 3334-2 du Code de la santé publique 
Dérogations temporaires : articles D 3335-16 à D 3335-18 du Code de la santé publique
Débit de boissons : articles R 3352-1 à R 3352-3 du Code de la santé publique 

Démarche n°4 : les services fiscaux

Vérifiez bien que si vous organisez un loto traditionnel vous soyez sur les critères suivants :

  1. gestion désintéressée du loto c’est-à-dire que ce n’est pas à votre propre profit mais bien au bénéfice de votre personnalité morale
  2. votre personnalité morale est avant tout à but non lucratif (l’intérêt réside dans l’animation de votre communauté ou de vos adhérents) et non de faire du profit commercial.
Un statut à la clé

C’est la raison pour laquelle, si vous enfreigniez ces règles, vous risquez d’être judiciairement inquiété.

En outre, si vous respectez ces critères, les services fiscaux feront preuve de bienveillance. Ces derniers vous exonéreront des impôts commerciaux (impôt sur les sociétés, cotisation foncière des entreprises, cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises, TVA) sur les sommes recueillies lors de la manifestation. Ces dispositions sont valables pour 6 manifestations par an ! Après tout, il serait dommage de s’en priver !

Ayez le bon comportement, prévenez les services fiscaux

Pour bénéficier de ce statut, vous devez prévenir les services des impôts des entreprises du lieu de domiciliation de votre organisme, 24 heures à l’avance par simple courrier (et au plus tard). Vous aurez aussi à envoyer un relevé détaillé des recettes et des dépenses dans les 30 jours suivant votre événement.

Exonération des impôts commerciaux : article 261 du Code Général des impôts

Avertissement des services fiscaux : Arrêté du 19 juin 1987 relatif aux loteries autorisées en application de l’article 5 de la loi du 21 mai 1836 portant prohibition de loteries

Caractéristiques à respecter pour l’organisation d’un loto : Circulaire du 30 octobre 2012 relative aux dispositions régissant les loteries et lotos traditionnels

Démarche n°5 : la déclaration à la SACEM

Diffusion de musique = autorisation

En premier lieu, vous devez obtenir l’autorisation de la SACEM pour diffuser de la musique lors de votre loto. Par conséquent, faites une demande directement auprès d’elle (par l’intermédiaire d’un de ses services régionaux). Acquittez-vous ensuite de la redevance auprès de cet organe collectif de gestion. Cette redevance est payée en fonction de l’importance de la musique dans l’événement que vous organisez. Pour un loto, vous devriez souscrire à un montant au forfait. Si toutefois vous déclarez votre événement et donc la diffusion de musique à l’avance, vous bénéficiez de 20 % de réduction sur le forfait. Une petite astuce non négligeable !

En vue de la manifestation, préférez faire vos démarches 15 jours avant.

Diffusion illicite de musique sans déclaration : article L 122-4 du Code de la Propriété Intellectuelle

Récapitulatif par schéma :

En théorie, vous devriez être assez paré pour la sécurité et la légalité de votre événement. Par conséquent, vous pourrez être serein au cours de l’animation de votre loto.

Voici un petit récapitulatif en image des dates où vous devez accomplir ces démarches.

Crédit photo : rawpixel.com / Freepik

Nous vous proposons un petit point de précision supplémentaire dans le cadre de votre buvette.

Le point complémentaire : la Direction Départementale de Protection des Populations

Qu’est-ce que la DDPP ?

Il s’agit d’une fusion des services de l’Etat concernant la Direction des Services Vétérinaires et la Direction des Services de la Concurrence, Consommation et Répression des Fraudes depuis 2010. En tout premier lieu, elle vise à assurer la sécurité sanitaire et économique des citoyens.

Le lien avec votre loto ?

Il est à noter que ouvrir une buvette temporaire peut entraîner des risques sanitaires. Pour commencer, il suffit de respecter quelques bonnes pratiques de bon sens en matière d’hygiène. Malgré cela, vous pouvez contacter votre Direction Départementale de Protection des Populations. Elle pourra vous transmettre des informations de bonnes pratiques d’hygiène sanitaire très utile dans ce cadre d’événement.

Les missions de la DDPP en termes de sécurité alimentaire :

“La DDPP veille au respect des réglementations visant à garantir la sécurité sanitaire des denrées alimentaires, tout au long de la chaîne alimentaire, de la production primaire des denrées animales jusqu’à l’offre au consommateur de plats élaborés.” – Données présentées sur les sites web DDPP.

Pour conclure :

De prime abord, vous trouverez toutes ces démarches contraignantes. Quand bien même, voyez-le sous un autre angle si vous le voulez bien. Ce travail peut être l’occasion de créer des partenariats à long terme utiles à votre activité quotidienne.

Mentionnons que en engageant ces démarches, certains ont multiplié leur influence. Ils ont ainsi pu bénéficier de réels coups de main ou de nouveaux contacts réseau par cet intermédiaire. Ces actions ne sont finalement pas à négliger.

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