6 étapes clés dans l'organisation d'un loto

Les 6 étapes clés pour organiser un loto

Nous allons aborder dans cet article les 6 étapes incontournables pour bien préparer votre loto. Sans une bonne organisation et l’identification des étapes de construction de votre événement, vous risquez la sortie de route !

Voici donc les 6 étapes à respecter pour programmer un événement réussi.

Etape 1 : Le choix de date de votre loto

A tout Seigneur, tout honneur ! Vous pourriez penser que la date d’organisation de votre loto est un élément de plus dans l’élaboration de l’événement. C’est plutôt le contraire. Elle est primordiale pour la suite de la planification.

Fixez la date de votre loto le plus longtemps à l’avance possible. Elle est le point de chute. Tout doit être prêt pour cette date-là. C’est donc une des premières raisons de la choisir éloignée. Elle vous donnera du champ d’action pour planifier vos démarches.

Une date éloignée vous sera aussi utile pour la réservation de votre salle (6 mois à l’avance, c’est parfait).

Vous éviterez aussi les semaines où il pourrait y avoir des ponts, synonymes d’absence du domicile et donc moins de participants.

Le choix est fait ? Pensez maintenant à retenir la salle.

Etape 2 : La réservation d’une salle

Les salles sont très demandées, encore plus lorsqu’il s’agit d’organismes à but non lucratif. Entre les mariages, les événements officiels et autres, les salles sont souvent bien occupées. C’est pour cette raison que nous vous avons conseillé de choisir une date longtemps à l’avance. Plus vous anticipez, plus vous aurez de latitude dans la réservation d’une salle. Elle sera moins bookée.

Avant de la choisir, nous vous conseillons de vous poser les questions suivantes :

  • dans quelle commune ciblez-vous l’événement (choix d’un lieu central à tous les participants) ?
  • combien de personnes attendez-vous / combien voulez-vous faire venir ?
  • quel type de salle privilégiez-vous (salle communale ou salle privée) ?
  • que contiennent les prestations de la salle (sanitaires, sonorisation, buvette, estrade, chauffage, …) ?

Une fois la salle réservée, il sera trop tard pour modifier ces paramètres.

Vous avez rempli les deux premières étapes avec succès ? Rendez-vous étape 3 !

Etape 3 : Le rétro planning de l’organisation

Nous vous conseillons de vous astreindre à cette action. En planifiant et en inscrivant toutes les étapes de la logistique, vous aurez ainsi le moins d’imprévu possible à franchir.

De plus, partagez-le avec toutes les personnes qui vont œuvrer dans l’organisation de l’événement. Si tout le monde est informé, vous diminuerez les risques d’incohérence et de désorganisation.

Dans ce rétro planning, posez une date butoir pour chaque point, une échéance impossible à dépasser pour tout le monde. Chacun aura une meilleure idée de son intervention. Vous, vous saurez quand motiver les troupes.

Si vous avez tout listé, c’est partie pour élaborer le loto de vos rêves !

Dans la liste de vos points à réaliser, deux nous semblent importants :

  • faire connaître votre date de loto aux participants potentiels
  • avoir des lots à faire gagner le jour dit.

Etape 4 : La communication

Il existe plein de manières et plein d’astuces pour faire connaître la date de votre loto. Autant faut-il penser à en faire la publicité.

Listez ces différentes façons, plusieurs ont la particularité d’être peu coûteuses.

Rédigez ensuite un plan de communication simple et partagez-le avec les autres organisateurs. Chacun pourra alors en exécuter une partie (ce qui évite l’essoufflement d’une seule et même personne). Tout le monde sera ainsi informé des actions de communication. Vous éviterez donc les confusions.

N’attendez pas la dernière minute pour communiquer. Moins de personnes seront au courant, moins de participants vous aurez…

Pensez à annoncer les plus gros lots. Appâtez les joueurs. Cela les motivera à venir et vous ferez le plein de la salle. Salle remplie = maximum de bénéfices !!!

Pour motiver et valoriser les joueurs, vous l’avez compris, il faut des lots. Il faut des lots de qualité.

Etapes 5 : La constitution des lots

Encore une fois, il faut que vous vous posiez les bonnes questions pour obtenir des lots qui vont attirer les joueurs.

C’est la partie centrale de votre événement. Chacun a sa méthode pour obtenir des lots. A vous d’adopter la vôtre. Cependant, n’oubliez pas le compte à rebours. Il faut absolument que vous ayez votre nombre de lots le jour J.

Il suffit juste, encore une fois, d’être organisé et d’être prévoyant pour réussir votre loto.

Vous êtes lots classiques ou lots technologiques ? Lots originaux ou gourmands ? Construisez ainsi un loto avec une personnalité à part entière.

Etape 6 : L’aménagement de la salle

N’arrivez pas le jour J les mains dans les poches. C’est le meilleur moyen pour rater votre événement. Encore une fois, anticipez ! Les déconvenues sont à oublier ce jour-là ! Vous voulez être stratégiques ?Vous aimez écrire ? Rédigez un plan de bataille pour être le plus efficient possible.

Attribuez à chacun, avec leur accord, des tâches pour être efficace. En mode participatif, proposez à chacun de choisir les actions à réaliser ! 😉

Pensez aux règles de sécurité, d’hygiène et de confort à l’avance.

Agencez aussi votre salle de façon à en tirer la quintessence. Vos résultats financiers s’en ressentiront et vous ferez le moins de mécontents possibles (que ce soit du côté des joueurs que de vos comparses).

Conclusion

Vous l’avez bien compris, le mot d’ordre est ANTICIPATION. Difficile d’y échapper ! Plus vous aurez pensé aux divers actions à mener tout au long de la création de votre événement, plus vous éviterez les mauvaises surprises. Cette aventure vous laissera un bon souvenir et vous ne pourrez plus vous passer de ce type d’animation !

Photo provenant de Freepik

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